Sistema de gerenciamento de documentos: Como a McFile transforma a gestão documental

Imagine uma empresa em crescimento acelerado, que recebe diariamente contratos, notas fiscais, relatórios e comunicações internas em diferentes formatos. Papéis se acumulam em armários, planilhas se perdem em e-mails e informações críticas ficam inacessíveis quando mais se precisa delas. Essa cena, comum em muitas organizações, pode custar caro: tempo desperdiçado, riscos de não conformidade e até perdas financeiras.

É nesse contexto que um sistema de gerenciamento de documentos se torna essencial. Mais do que digitalizar arquivos, ele organiza, protege e dá inteligência à informação, transformando a gestão documental em um ativo estratégico. Neste artigo, mostramos por que a McFile é referência em gestão eletrônica de documentos (GED) e como ela ajuda empresas a conquistarem eficiência, conformidade e produtividade.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos, também chamado de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), é uma plataforma digital que permite armazenar, organizar, controlar, compartilhar e proteger documentos corporativos.

De acordo com um estudo da AIIM (Association for Intelligent Information Management), os colaboradores gastam em média 30% do tempo de trabalho procurando informações em documentos. Além disso, empresas que investem em soluções digitais de gestão documental conseguem reduzir em até 40% os custos administrativos relacionados a arquivos físicos e retrabalho.

No Brasil, a transformação digital vem acelerando a adoção de GEDs. Segundo pesquisa da IDC Brasil, o mercado de softwares de gestão de informação corporativa cresce a uma taxa média anual de 10% desde 2020, impulsionado pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e pela necessidade de maior eficiência operacional.

Em resumo: hoje, não basta armazenar documentos. É preciso gerenciá-los de forma estratégica, segura e integrada, e é isso que a McFile entrega.

Principais benefícios e diferenciais da McFile

A seguir, os maiores ganhos que sua empresa obtém ao adotar a McFile como sistema de gerenciamento de documentos:

1. Organização centralizada
   Todos os documentos ficam em um único ambiente digital, acessível de forma segura e rápida.

2. Busca inteligente
   Com metadados e indexação avançada, localizar contratos, notas fiscais ou relatórios leva segundos.

3. Segurança e controle de acesso
   Permissões por usuário, criptografia e trilhas de auditoria garantem conformidade com a LGPD.

4. Fluxos de trabalho automatizados
   Aprovações, revisões e versionamento são automáticos, eliminando retrabalho.

5. Integração com digitalização em tempo real
   Em parceria com a Destaque Gestão Documental, documentos físicos podem ser digitalizados e enviados para a McFile em tempo real. O cliente acompanha o processo ao vivo, diferentemente de outras soluções, em que só recebe os arquivos após o lote completo.

6. Mobilidade e acesso remoto
   Como a McFile opera na nuvem, gestores e equipes acessam documentos de qualquer lugar, com segurança.

7. Escalabilidade e ROI comprovado
   Empresas que adotam a McFile relatam redução de custos com armazenagem física, aumento de produtividade e mais agilidade em auditorias.

Como funciona na prática

A McFile foi projetada para simplificar a gestão documental corporativa. Veja o passo a passo do funcionamento:

1. Digitalização e captura

   • Documentos físicos podem ser enviados para digitalização pela Destaque.

   • Arquivos digitais (PDFs, planilhas, imagens) são importados diretamente para a plataforma.

2. Classificação e indexação

   • Cada documento recebe metadados (ex.: tipo, data, área, responsável).

   • Isso facilita buscas rápidas e relatórios organizados.

3. Armazenamento seguro

   • Os arquivos ficam protegidos em nuvem, com redundância de dados.

   • Há controle de permissões de acesso por nível de usuário.

4. Fluxos de trabalho automatizados

   • Exemplo: um contrato sobe para a McFile → é enviado automaticamente ao jurídico → segue para aprovação de diretoria → fica arquivado com versionamento registrado.

5. Acompanhamento em tempo real

   • Se o cliente usa a digitalização via Destaque, pode acompanhar todo o progresso direto na McFile.

6. Consulta e auditoria

   • Em segundos, o gestor encontra o documento necessário, inclusive em processos de compliance e fiscalizações.

Comparativo com o mercado

Muitas empresas ainda usam soluções improvisadas ou sistemas genéricos de nuvem. Embora úteis em algumas situações, essas alternativas não atendem à complexidade corporativa.

Veja a comparação:

Conclusão: enquanto soluções genéricas apenas armazenam arquivos, a McFile transforma documentos em inteligência estratégica.

Casos de uso e exemplos reais

Para ilustrar, veja como a McFile já transformou diferentes setores:

1. Clinica médica

   • Antes: pilhas de prontuários físicos e dificuldade em auditorias da ANS.

   • Depois: registros digitalizados na McFile, busca em segundos e conformidade garantida.

2. Empresa de engenharia

   • Antes: contratos e projetos dispersos em e-mails.

   • Depois: centralização no GED, fluxos automatizados e menos tempo na entrega de propostas.

3. Escritório jurídico

   • Antes: dificuldade em localizar processos arquivados.

   • Depois: processos indexados por cliente e número, com versionamento automático.

Em todos os casos: mais agilidade, menos custos e maior segurança.

A gestão documental deixou de ser tarefa burocrática. Hoje, ela representa um diferencial estratégico. Ao adotar a McFile, sua empresa ganha eficiência, segurança e conformidade, além de uma base sólida para crescer de forma sustentável.

Solicite uma demonstração gratuita da McFile e descubra como ganhar agilidade, reduzir custos e proteger seus dados.