Destaque Gestão Documental:Controle, agilidade e confiança em auditorias

Como a McFile se tornou a base estratégica para o compliance, segurança e eficiência da Destaque Gestão Documental

Cliente: Destaque Gestão Documental
Sede: Rio de Janeiro, Brasil

Sobre a empresa

A Destaque Gestão Documental é uma empresa brasileira especializada em serviços de gestão documental, oferecendo soluções que vão desde a digitalização e guarda física de documentos até a gestão eletrônica em nuvem. Atuando como parceira estratégica de organizações que precisam cumprir exigências regulatórias, a empresa garante segurança, padronização e rastreabilidade em todas as etapas da gestão da informação.

O desafio: sem uma plataforma estruturada, o compliance seria lento, frágil e sujeito a erros

Desde o início da operação, a Destaque Gestão Documental adotou a McFile como solução central para gerir e estruturar seus documentos. Quando os atuais gestores assumiram suas funções, a plataforma já fazia parte da rotina da empresa o que permitiu que seus impactos fossem sentidos não pela ausência, mas pelos ganhos concretos que trouxe ao longo do tempo.

Mesmo assim, imaginar o funcionamento da operação sem a McFile revela um cenário claro: tarefas manuais, desorganização, retrabalho e risco operacional. A ausência de controle de versões, padronização e rastreabilidade comprometeria diretamente a produtividade, a segurança da informação e a capacidade de resposta em auditorias.

“Sem a McFile, gastaríamos muito mais tempo com tarefas operacionais, como envio manual de documentos, conferência de versões e organização de arquivos.”
 — Patrícia Furtado, gestora administrativa

Do ponto de vista do compliance, a estrutura documental oferecida pela McFile se tornou essencial. Em auditorias, por exemplo, a capacidade de localizar registros de treinamento, atas, comprovantes e evidências em poucos segundos representa uma vantagem significativa, tanto em agilidade quanto em confiabilidade.

“A gente usa muito a McFile para o controle do compliance. Isso faz toda a diferença no nosso processo de auditoria e nos ajuda a estar preparados para conquistar a certificação.”
 — Vinicius Paiva, Head de Segurança e Tecnologia

A combinação da visão administrativa e da governança técnica reforça o papel da McFile como pilar da operação: ela não apenas organiza, mas sustenta a continuidade e a credibilidade dos processos, especialmente em áreas críticas como segurança da informação, controle de projetos e conformidade regulatória.

Por que a McFile foi escolhida

A McFile sempre fez parte da operação da Destaque Gestão Documental. Mas foi com a busca pelas certificações ISO que a plataforma se consolidou como uma peça estratégica para o compliance da empresa.

“A decisão se deu pelo controle documental, segurança da informação e conformidade com as normas da ISO. Ela é fundamental nas nossas auditorias.”
 — Patrícia Furtado

O que garantiu a permanência da McFile ao longo dos anos foi a combinação entre estabilidade, completude e aderência às boas práticas de conformidade. A plataforma sempre se mostrou versátil, prática e capaz de acompanhar o ritmo e a evolução da empresa.

Durante o processo de implantação e aprimoramento do uso da ferramenta, a equipe da Destaque realizou ajustes essenciais para garantir máxima aderência à sua realidade operacional, como:

• A criação de modelos documentais padronizados, que hoje são base dos fluxos internos;
• A configuração de áreas de sigilo e permissões específicas, fundamentais para a proteção de dados sensíveis;
• A adaptação do sistema aos fluxos reais da operação, garantindo que a segurança caminhe junto com a agilidade.

Além de oferecer as funcionalidades certas, a plataforma se destaca pelo suporte próximo e parceiro, que entende as necessidades do cliente e contribui ativamente para que o sistema funcione da melhor forma.

Essa soma de fatores faz com que a McFile deixe de ser apenas uma ferramenta e seja um pilar de sustentação da governança documental da empresa.

Resultados: mais controle, rastreabilidade e auditorias mais tranquilas

A plataforma trouxe ganhos claros em agilidade, padronização e rastreabilidade, aspectos essenciais para o dia a dia da operação e, sobretudo, para o cumprimento das exigências normativas e de auditoria.

O uso da McFile como ferramenta de controle de compliance se tornou um diferencial. Com os documentos organizados, padronizados e rastreáveis, as auditorias que normalmente são momentos de tensão para muitas empresas, tornaram-se processos ágeis e tranquilos.

“Nas auditorias, quando o auditor pede um registro, a gente simplesmente abre a plataforma e mostra. Registro de treinamento, atas de reunião, comprovantes de projeto… tudo está lá, estruturado e pronto para ser apresentado.”
 — Vinicius Paiva

Essa estruturação permite atender prontamente qualquer solicitação do auditor: registros de treinamento, documentos de projeto, atas, propostas e demais evidências ficam centralizadas e acessíveis, o que reduz significativamente o tempo das auditorias e aumenta a confiança no processo.

Além do compliance, também houve melhoria perceptível na comunicação interna e no alinhamento entre áreas. Com todos os colaboradores acessando e trabalhando sobre os mesmos documentos, decisões se tornaram mais rápidas e assertivas.

O que mudou na prática

Atualmente, a equipe encontra o que precisa com facilidade, responde aos auditores com segurança e mantém toda a documentação organizada e auditável.

Principais ganhos observados:

• Agilidade nas auditorias, pois os registros são localizados de maneira rápida e sem estresse;
• Organização, uma vez que todos trabalham com documentos padronizados e atualizados;
• Rastreabilidade, pois cada ação deixa histórico e garante conformidade;
• Redução de retrabalho, porque a padronização evita duplicidade e perda de informações.

 

Hoje, a equipe trabalha com mais eficiência e previsibilidade. As informações não apenas estão disponíveis. Estão confiáveis, organizadas e protegidas.