HMH Systems: Gestão documental na indústria farmacêutica.

Como a McFile contribuiu para agilizar o processo de vendas e projetos da HMH Systems.

Cliente: HMH Systems AG
Sede: Hünenberg, Suíça

Sobre a empresa

A HMH Systems AG é uma fabricante de máquinas voltada ao setor farmacêutico, com foco na produção de alimentadores para linhas de embalagem complexas. Cada projeto desenvolvido pela empresa é altamente customizado, muitas vezes criado sob medida para atender especificações rigorosas de clientes globais, entre eles ao menos 8 das 10 maiores fabricantes de medicamentos do mundo.

O desafio: informações e documentos descentralizados

A gestão de documentos da HMH é baseada em pastas de rede, backups manuais e arquivos duplicados. Versões são salvas em múltiplos diretórios, com pouca padronização e pouca rastreabilidade.

Esse modelo, comum a muitas empresas, acabava exigindo um esforço adicional da equipe para localizar documentos, confirmar se eram as versões corretas e garantir que o histórico estivesse completo. O risco de inconsistências ou retrabalho era uma preocupação que impactava diretamente a produtividade e o fluxo operacional.

À medida que a empresa cresce, o volume de arquivos também aumenta, dobrando em poucos anos, e trazendo à tona um problema conhecido, mas muitas vezes negligenciado: o acúmulo de dados sem curadoria, que torna a informação difícil de acessar, organizar ou reutilizar.

Esse modelo informal também levantava preocupações do ponto de vista da segurança da informação. Em uma situação de risco real, a empresa percebeu como a descentralização e a falta de controle dificultavam a resposta rápida e a visibilidade sobre os dados mais sensíveis. Foi nesse momento que a McFile mostrou seu valor estratégico, ao manter protegida e acessível a documentação da área de vendas em ambiente seguro e estruturado, fator decisivo para garantir a melhoria contínua de seus processos e a tranquilidade diante dos clientes.

Por que a McFile foi escolhida

A decisão de adotar a McFile surgiu a partir da área comercial. Projetos de venda técnica geram uma quantidade intensa de documentos, que circulam por longos ciclos de negociação indo e voltando com alterações frequentes, detalhamentos de produto, desenhos e especificações minuciosas.

Foi nesse contexto que a McFile entrou como solução para garantir controle, organização e rastreabilidade.

O fator determinante foi a integração com o ERP Dynamics Business Central 365 já utilizado pela HMH. Isso permitiu que a transição ocorresse de forma fluida, sem comprometer o funcionamento dos processos já existentes.

Além disso, o preço competitivo e a confiança nas certificações da Destaque (empresa mantenedora da McFile) reforçaram a escolha. A combinação entre custo-benefício, integração simples e confiança técnica eliminou a necessidade de comparar com muitas outras soluções.

“Estava integrado, o preço era bom, tinha certificação… Nem precisei pesquisar mais. Foi direto.”
– Mário Scheel, responsável por Cyber segurança e TI

Outro fator que pesou foi a facilidade de uso. A implantação aconteceu em poucos dias, com treinamento mínimo. A ferramenta se mostrou intuitiva desde o início, o que ajudou a ganhar adesão sem resistência. 

Resultados: mais controle, menos retrabalho e uma operação mais eficiente

A adoção da McFile trouxe efeitos práticos e imediatos:

1.     Mais controle sobre documentos técnicos e comerciais

A centralização dos arquivos eliminou a confusão causada por versões duplicadas em múltiplos diretórios. Hoje, a equipe trabalha com documentos organizados, confiáveis e atualizados, o que reduz falhas operacionais e aumenta a confiança nas entregas.

2.      Economia de tempo nas atividades do dia a dia

A busca por arquivos ficou significativamente mais rápida. Usuários-chave passaram a economizar tempo todos os dias em tarefas simples como localizar, validar ou compartilhar documentos. Isso impacta diretamente na produtividade da equipe e na agilidade dos processos.

3.     Redução de retrabalho e erros por documentos desatualizados

Antes da McFile, o uso acidental de instruções antigas causava erros reais, especialmente na montagem de equipamentos. Com controle de versão e organização adequada, esse risco diminuiu drasticamente, o que representa menos retrabalho e mais consistência técnica.

4.      Mais segurança em situações críticas

Em um momento de ataque cibernético, a empresa pôde contar com a McFile como repositório seguro dos documentos sensíveis. Essa proteção foi fundamental para garantir a continuidade operacional e demonstrar comprometimento com a segurança da informação.

O que mudou na prática

O uso da McFile começou por uma necessidade específica, a equipe precisava de mais organização com uma interface ágil. A McFile trouxe essa estrutura. Sem complicar. Sem precisar recomeçar do zero. Apenas se integrando ao que já existia, e oferecendo uma forma mais prática de guardar, encontrar e confiar na informação certa.

“Você guarda mais fácil e encontra mais rápido.”
— Mário Scheel

O uso da gestão documental na área comercial também chamou a atenção de outros departamentos da empresa, os quais estão se estruturando para a melhoria de seus processos e também uma futura adoção da ferramenta McFile.

A jornada da HMH mostra que, às vezes, uma mudança pequena em um processo específico pode se tornar o ponto de partida para uma transformação mais ampla, quando a tecnologia é simples, acessível e respeita o ritmo de cada empresa.

McFile pode fazer a diferença no seu negócio!