Digitalização e LGPD: como estruturar um projeto eficiente e seguro

A digitalização de documentos virou prioridade em empresas de todos os tamanhos. E isso não acontece por acaso. Na prática, a maioria das organizações só começa a olhar para esse tema quando o problema já está grande:

• um auditor pede um documento e ninguém encontra
• o jurídico precisa do contrato assinado com urgência
• o RH precisa recuperar uma ficha trabalhista antiga
• o financeiro perde tempo procurando notas fiscais e comprovantes
• o cliente cobra um histórico que está “em alguma caixa”

Se você já viveu algo parecido, saiba que isso é mais comum do que parece. Por isso, muitas empresas tomam uma decisão rápida e aparentemente simples: “Vamos digitalizar tudo.” e nós concordamos: digitalizar é uma escolha inteligente. No entanto, existe um ponto essencial que precisa ficar claro desde o início, a digitalização de documentos não é o fim do problema, ela é apenas o começo de uma gestão documental mais estratégica, segura e eficiente.

Digitalizar é uma decisão inteligente (mas exige estratégia)

Digitalizar documentos reduz papel, otimiza espaço e melhora a rotina de trabalho. Além disso, facilita auditorias e aumenta a produtividade. Porém, para gerar resultado de verdade, digitalização precisa ser tratada como projeto, não basta apenas escanear e salvar arquivos em uma pasta.

Se a empresa não define padrões, regras e controles, o que era para ser evolução vira apenas uma troca de formato. Em outras palavras: sai o arquivo morto físico e entra o arquivo morto digital.

O que acontece quando a empresa digitaliza sem planejamento?

Quando a digitalização acontece de forma improvisada, alguns problemas aparecem rapidamente.

Por exemplo:

• arquivos com nomes diferentes para o mesmo documento
• versões duplicadas circulando internamente
• documentos espalhados em e-mail e WhatsApp
• pastas que só uma pessoa “entende”
• falta de controle sobre quem acessa o quê
• dificuldade para localizar informações em auditorias

E o pior: a empresa acredita que está modernizando a operação, mas continua travada. Consequentemente, a produtividade não melhora e o risco ainda aumenta.

Por que digitalização virou prioridade nas empresas?

Hoje, a digitalização não é apenas uma questão de organização. Ela é uma decisão estratégica. Isso acontece porque empresas que digitalizam de forma correta ganham:

• mais agilidade no acesso à informação
• mais eficiência nos processos internos
• mais segurança no armazenamento e compartilhamento
• mais controle sobre versões e aprovações
• mais conformidade em auditorias e exigências regulatórias

Além disso, existe um fator que não pode ser ignorado: a LGPD.

Afinal, dados pessoais e sensíveis não estão apenas em sistemas. Eles também estão em contratos, fichas, formulários, prontuários e documentos físicos. Por isso, digitalizar com método se tornou uma forma prática de reduzir risco e fortalecer a proteção da informação.

Os 5 erros mais comuns na digitalização de documentos empresariais

Mesmo empresas bem estruturadas podem cometer erros nesse processo. Por isso, reunimos os principais pontos que travam projetos de digitalização e impedem resultados.

1) Digitalizar sem um padrão de organização

Quando não existe uma estrutura clara, cada setor cria um modelo próprio. Assim, o acervo cresce sem lógica e, com o tempo, o documento certo fica mais difícil de encontrar.

2) Depender apenas do nome do arquivo

Esse erro é muito comum. A empresa cria arquivos como: contrato_cliente_assinado_final_v3.pdf e depois de alguns meses, ninguém lembra qual é o correto e a busca vira tentativa e erro.

3) Não indexar documentos com metadados

Sem indexação, o arquivo é apenas um PDF. Com indexação, ele vira um dado estruturado. Ou seja: a empresa passa a localizar documentos por informações como CNPJ, data, tipo documental, número do contrato e setor responsável. Isso muda tudo.

4) Não controlar acessos e permissões

Nem todo documento pode ser acessado por qualquer pessoa. Documentos corporativos frequentemente incluem informações sigilosas, trabalhistas, financeiras ou jurídicas. Sem controle de acesso, a empresa aumenta o risco de vazamentos e falhas de conformidade.

5) Digitalizar sem gestão eletrônica (GED)

Aqui está o ponto mais importante, digitalização sem GED é como criar uma biblioteca sem catálogo. Você tem os documentos, mas não tem governança e, sem governança, a organização nunca se sustenta.

Como fazer digitalização do jeito certo (passo a passo)

Agora que entendemos os erros, vamos ao caminho prático.

Quando seguimos um modelo estruturado, a digitalização deixa de ser “um projeto pontual” e se torna uma transformação real na gestão documental.

1. Inventário do acervo físico

Antes de qualquer escaneamento, recomendamos mapear o cenário. Nesse inventário, é importante identificar:

• volume aproximado de documentos
• localização atual (matriz, filiais, caixas, armários)
• áreas responsáveis (RH, financeiro, jurídico etc.)
• documentos mais críticos e mais consultados
• documentos que precisam de guarda obrigatória

Assim, a empresa evita desperdício e prioriza o que realmente gera valor.

2. Classificação e tipologia documental

Depois do inventário, definimos uma estrutura lógica. Por exemplo:

• contratos e aditivos
• documentos fiscais e contábeis
• documentos trabalhistas
• dossiês e cadastros
• procurações, atas e registros
• documentos de compliance

Esse passo traz clareza e facilita a gestão ao longo do tempo. Além disso, ele garante padronização entre departamentos.

3. Preparação e organização para digitalização

Antes de digitalizar, é fundamental preparar o acervo. Isso inclui:

• retirar grampos e clipes
• separar lotes por tipo documental
• organizar ordem cronológica
• higienizar quando necessário
• identificar documentos frágeis ou deteriorados

Esse cuidado garante fluidez, preservação e evita retrabalho.

4. Digitalização com padrão de qualidade

Digitalizar não é simplesmente escanear, um projeto profissional exige padrão. Por isso, consideramos aspectos como:

• resolução adequada
• legibilidade garantida
• padronização de formato
• controle de qualidade por amostragem ou lote
• conferência antes de finalizar

Dessa forma, a empresa ganha consistência e confiabilidade.

5. Indexação e metadados

Aqui está o ponto que realmente transforma o projeto. A indexação permite associar informações estratégicas ao documento. Por exemplo:

• CNPJ / CPF
• nome do cliente ou colaborador
• número do contrato
• data de emissão
• setor responsável
• tipo documental
• centro de custo

Com isso, a busca deixa de ser “procurar pastas”, ela vira uma busca inteligente, rápida e precisa.

6. Segurança, controle de acesso e rastreabilidade

Depois de digitalizar e indexar, é essencial garantir proteção. Afinal, informação corporativa precisa de controle. Por isso, aplicamos boas práticas como:

• acesso por perfil e departamento
• restrição para documentos sensíveis
• histórico de acesso e auditoria
• controle de versões
• monitoramento e rastreabilidade

Isso fortalece a conformidade e reduz riscos de exposição.

7. Retenção e descarte com conformidade

Outro passo essencial é definir o ciclo de vida do documento. Ou seja:

• quanto tempo guardar
• onde armazenar
• quando descartar
• como descartar com segurança

Além de reduzir custos, isso melhora a gestão de risco. E, ao mesmo tempo, aumenta a conformidade com políticas internas e exigências regulatórias.

8. GED: quando a digitalização vira produtividade real

É aqui que a transformação acontece. A McFile é uma solução GED que permite que empresas organizem documentos com clareza e controle. Com a McFile, conseguimos:

• centralizar o acervo digital em um ambiente seguro
• estruturar categorias e indexação inteligente
• definir permissões por usuário e setor
• automatizar fluxos e aprovações
• criar trilha de auditoria
• acelerar processos e decisões
• maximizar produtividade e eficiência operacional

Ou seja: a digitalização deixa de ser “arquivo digital”, ela vira inteligência de negócio.

Digitalização e LGPD: o risco está no papel e no digital

Quando falamos de LGPD, muitas empresas pensam imediatamente em sistemas, banco de dados e segurança de TI. No entanto, a realidade costuma ser bem mais ampla do que isso.

Na prática, grande parte dos dados pessoais e sensíveis que uma organização trata todos os dias está registrada em documentos físicos e digitais. É o caso de contratos assinados, fichas cadastrais, documentos trabalhistas, registros financeiros, prontuários e até cadastros de fornecedores e clientes.

Por isso, é importante entender um ponto simples, mas decisivo: a LGPD também se aplica aos documentos em papel.

E aqui entra o maior desafio. Se o documento não está organizado, ele também não está protegido. Além disso, quando a empresa não possui controle sobre onde está cada informação, ela pode ter dificuldade para localizar arquivos rapidamente, responder solicitações de titulares e até comprovar rastreabilidade em auditorias.

Por outro lado, quando estruturamos um projeto de digitalização com padrão, indexação e gestão dentro de um GED, o cenário muda completamente. Afinal, a empresa passa a ter mais segurança, mais controle de acesso, mais transparência e mais eficiência no dia a dia.

Em outras palavras, a digitalização deixa de ser apenas “converter papel em PDF” e passa a ser uma forma prática de fortalecer conformidade, reduzir riscos e aumentar a maturidade documental da operação.

Quem faz a digitalização e a guarda física com segurança?

Essa é uma dúvida muito comum, principalmente quando as empresas percebem que o volume de documentos é maior do que imaginavam.

Afinal, digitalizar com qualidade exige mais do que um scanner. Para garantir clareza, preservação e eficiência, é necessário método, experiência e padronização. Além disso, quando falamos de documentos sensíveis, também precisamos considerar segurança, rastreabilidade e controle em todas as etapas do processo.

Por isso, para organizações que desejam um projeto completo, recomendamos contar com uma operação especializada que consiga estruturar desde a preparação do acervo até a digitalização em escala, garantindo indexação, controle de qualidade e logística segura.

E, quando a guarda física ainda é necessária, esse suporte se torna ainda mais importante. Isso porque a empresa precisa ter garantia de preservação, organização e acesso rápido ao documento original sempre que necessário.

Nesse cenário, trabalhamos com a Destaque Gestão Documental, que é especializada em digitalização de documentos empresariais, guarda física e estruturação de acervos com foco em segurança, preservação e conformidade.

Conheça mais sobre a Destaque Gestão Documental

Dessa forma, conseguimos oferecer uma abordagem completa: do físico ao digital, com fluidez, controle e proteção em todas as etapas.

Digitalizar é começar a evoluir a gestão documental

A digitalização de documentos é um passo fundamental para empresas que querem modernizar processos e ganhar eficiência. No entanto, escanear por escanear não resolve tudo. Sem padrão, indexação e controle, o acervo cresce desorganizado e a empresa continua perdendo tempo. Além disso, a falta de governança aumenta riscos relacionados à segurança e à conformidade.

Por outro lado, quando digitalizamos com estratégia e organizamos os documentos dentro de um GED como a McFile, criamos uma gestão muito mais inteligente e sustentável. Com isso, ganhamos clareza, produtividade e agilidade. Ao mesmo tempo, fortalecemos a proteção da informação, melhoramos o controle de acesso e garantimos rastreabilidade para auditorias e decisões.

Ou seja, deixamos de apenas armazenar documentos e passamos a tratar a informação como um ativo estratégico para o negócio.

McFile. Drive your efficiency.