Agrupadores na McFile: controle total sobre o que você compartilha

Imagine que você precisa enviar a documentação de um projeto com diferentes tipos de arquivo para um cliente. Antes, a saída seria criar uma estrutura paralela, duplicar arquivos ou compartilhar item por item. Agora, com o compartilhamento de itens selecionados em agrupadores, você marca exatamente o que importa e envia em segundos, através de um link ou QR Code.

O que significa ter itens em agrupadores?

Na McFile, agrupadores são registros usados para organizar outros itens dentro de uma estrutura lógica. Pense em um armário que guarda caixas, ou em uma empresa que concentra contratos, relatórios e pastas. Toda essa hierarquia vive dentro de um único agrupador.

O compartilhamento de itens selecionados permite que você escolha exatamente quais itens de um agrupador deseja enviar para outra pessoa, sem precisar expor o restante da estrutura. Ao selecionar os itens desejados, a McFile gera um link direto ou um QR Code, e em ambos os casos, quem recebe sempre acessa a versão mais atualizada dos arquivos, sem precisar de acesso ao ambiente interno da plataforma.

Como compartilhar itens selecionados em agrupadores?

Você encontra a opção de compartilhamento diretamente nas telas de registro. Selecione os itens que deseja enviar e clique em “Compartilhar selecionados“, que você pode compartilhar através de um link ou de um QR Code.

Para facilitar a seleção, o agrupador organiza seu conteúdo em abas por tipo de item, como Documentos, E-mails, Pastas Físicas e Caixas. Isso significa que, se precisar compartilhar apenas os documentos de um projeto, basta acessar a aba correspondente, marcar os itens desejados e compartilhar.

Qual seria o impacto na gestão documental?

Compartilhar itens selecionados em agrupadores vai além da conveniência. Você expõe só o que precisa. Sem criar pastas paralelas, sem duplicar arquivos e sem reorganizar sua estrutura, você escolhe o que compartilha.

Quem recebe sempre vê a versão certa. O link e o QR Code apontam para os arquivos em tempo real, e caso houver uma atualização, ele terá automaticamente a versão mais recente, sem reenvio e sem confusão de versões. Para processos de auditoria, aprovação ou compliance, isso é rastreabilidade na prática.

Compartilhamento inteligente para uma gestão mais estratégica

Desenvolvemos o compartilhamento de itens selecionados em agrupadores para que você tenha controle total sobre o que compartilha, sem abrir mão da organização que já construiu na plataforma.

Essa funcionalidade se soma ao compartilhamento individual de itens que a McFile já oferecia, agora você escolhe exatamente o que sai da sua estrutura, para quem e de que forma. Mais controle, menos atrito, em qualquer escala

Mais novidades para o seu dia a dia

Além do compartilhamento em agrupadores, também trouxemos outras melhorias:

• Pesquisa em arquivos agora possui suporte ao operador “ou” e busca pelo ID do arquivo, para encontrar o que você precisa com mais precisão;
• ID do arquivo pode ser visualizado diretamente na tela de propriedades;
• Menu de cadastro renovado com visual mais limpo e intuitivo para o seu dia a dia;
• Suporte a upload acima de 5GB em links compartilhados foram introduzidos;
• Relatório de etiqueta de pastas e caixas permite para gerar as etiquetas de todas as pastas e caixas contidas em uma caixa de uma só vez;
• Preenchimento automático no “Salvar Como” na McFile for Office agora preenche os dados automaticamente para economizar seu tempo;
• Campo assunto no registro de caixa adicionado para organizar e identificar suas caixas com mais contexto.

Caso ainda não seja um cliente, experimente a McFile gratuitamente e conheça na prática como a plataforma pode transformar seu negócio.

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